Country: Senegal
Closing date: 30 Jul 2018
Titre du poste : Assistant de direction
Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal
Classification : General Service Staff, Grade G5
Type d’affectation : Affectation spéciale de courte durée, 6 mois (renouvelable)
Date de prise de fonction : 15-août-18
Date limite de candidature : 30-juil.-18
Créée en 1951, l'OIM est l'organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L'OIM s'emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.
L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.
Contexte:
Dans le cadre d’un projet Sécurité, soutien et solutions sur la route de la Méditerranée centrale, financé par le Département du Développement international du Royaume Uni, l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) au Sénégal recherche un/e assistant/e de direction.
Sous la supervision générale du Directeur Régional et la supervision directe du Chef de Mission, le/la candidat/e retenu/e exercera des fonctions administratives en appui au bureau du Chef de Mission.
Responsabilités:
- Effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat avec un haut degré de confidentialité et de tact ;
- Recevoir et coordonner la correspondance rédigée pour la signature du Chef de Mission ;
- Organiser les rendez-vous, le plan de travail, et les ordres du jour des réunions du Chef de Mission, tel que demandé ;
- Tenir à jour les coordonnées des hauts fonctionnaires du gouvernement, des ambassades, des autres agences des Nations Unies et des organisations internationales ;
- Faciliter l'organisation de réunions, de conférences et de visites nationales et internationales, y compris les arrangements de voyage et d'hôtel, ainsi que l'itinéraire des visiteurs de l'OIM pour le bureau du Chef de Mission ;
- Assurer la liaison avec les unités concernées afin d'obtenir des briefings, des informations générales, des documents, ainsi que tout autre matériel relatif aux différentes réunions / événements, selon les besoins ; Examiner les briefings pour vérifier l'exhaustivité de l'information, obtenir des contributions supplémentaires de la part des points focaux au besoin ;
- Faciliter tous les documents administratifs et financiers entre l'Unité de gestion des ressources et le Bureau du Chef de Mission ;
- Délivrer et enregistrer les numéros de référence de toute la correspondance du bureau du CoM ;
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, y compris les réunions du personnel ;
- Enregistrement, dépôt et distribution des procès-verbaux des réunions et des notes de fichier ;
- Faciliter le processus de demande de visa pour le personnel international et tenir un registre à jour de leurs visas et permis de travail ;
- Accueillir et aider les visiteurs et les introduire au besoin ;
- Recevoir, enregistrer et distribuer toute la correspondance/le courrier entrant et sortant de l'Organisation ;
- Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées par le/les superviseurs.
Qualifications requises et Expérience
Education
Diplôme d’études secondaires avec 5 ans d’expérience pertinente, ou,
Diplôme universitaire en Finance, Gestion, Administration, Sciences Sociales ou domaine connexe, d’une institution académique accréditée avec 3 années d’expérience pertinente.
Expérience
- Respect de la confidentialité et de la discrétion dans les domaines de travail appropriés ;
- Bonnes compétences et connaissances administratives ;
- Exactitude dans le classement, le reporting et la gestion des données/informations ;
- Capacité à lire entre les lignes (attention aux détails), à comprendre et à appliquer les instructions écrites et les lignes directrices ; à interpréter les instructions et résoudre le travail ;
- Une expérience de travail avec l'OIM est un atout ;
- Une expérience de travail avec le gouvernement du Sénégal et les agences des Nations Unies est un atout ;
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ;
- Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision.
Langues
Une très bonne maitrise du français, de l’anglais et du wolof est nécessaire.
Compétences requises
- Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;
- Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;
- Apprentissage continu – favorise l'apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;
- Communication - écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;
- Créativité et initiative - recherche activement de nouvelles façons d'améliorer les programmes ou les services ;
- Leadership et Négociation - développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes;
- Gestion de la performance - identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;
- Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités;
- Professionnalisme - affiche la maîtrise du sujet ;
- Travail d'équipe - contribue à un environnement d'équipe collégial; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;
- Veille technologique - affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes;
- Mobilisation des ressources - travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l'OIM.
Autres
Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.
L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.
Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.
How to apply:
Comment postuler:
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur candidature par message électronique à l’adresse recrutementdkr@iom.int en mentionnant la référence du poste en objet : SVN-CO-022-2018. Les candidatures doivent comporter un CV détaillé et une lettre de motivation dans un fichier unique.
La date limite de réception des candidatures est fixée au 30-juil.-18
Seul.e.s les candidat.e.s présélectionné.e.s seront contacté.e.s.
Période de publication :
Du 17-juil.-18 au 30-juil.-18.