I. DESCRIPTION DES TACHES :
La section Protection est composée de trois grandes unités : Protection, Solutions Durables et Réinstallation. Avec la planification pour 2020, beaucoup de mouvements sont prévus en termes de support aux pays couverts. A cet effet, il est nécessaire de recruter un (e) Assistant(e) Temporaire pour six mois qui s’occupera de la partie administrative de la Section Protection.
Le/la titulaire du poste aura à assumer les tâches suivantes, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion avec le Code de Conduite de l’UNHCR :
· Fournir un appui en matière de secrétariat et sur un plan administratif au Bureau de l’UNHCR afin de contribuer à ce qu’il atteigne ses objectifs.
· Organiser les rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur. Recevoir les visiteurs ; passer et filtrer les appels téléphoniques et répondre aux demandes avec discernement.
· Organiser les rendez-vous, en interne et en externe, y compris avec des responsables de haut rang, et tenir le procès-verbal et/ou prendre des notes pendant les réunions.
· Préparer des traductions officieuses, voire même servir d’interprète.
· Rédiger la correspondance, des documents et rapports, dont certains sont strictement confidentiels.
· Recevoir la correspondance par écran, par systèmes d’enregistrement et de communication divers et par poste, joindre les informations contextuelles pertinentes et mettre à jour le système de suivi
· Rédiger la correspondance officielle, les documents et rapports sur les affaires de routine et/ou à avaliser par le superviseur et s’assurer du suivi. Tenir à jour le système d’archivage des documents électroniques et imprimés.
· Eventuellement, aider au niveau de certaines tâches des Ressources Humaines (registre de présence, préparation des voyages, des autorisations/demandes de remboursement de voyage, etc.) pour le personnel de l’unité.
· Aider à la préparation des programmes des visites, des documents de travail sur les questions dont s’occupe l’unité, à la collecte des documents pour les pochettes d’information et d’autres documents relatifs aux missions, réunions et visites.
· Accomplir toute autre tâche connexe, à la demande.
II. QUALIFICATIONS REQUISES :
· Avoir terminé ses études secondaire et obtenu un diplôme d’études secondaires et certificat attestant d’une formation avancée en Gestion des entreprises ; Secrétariat ; Ressources Humaines ; Gestion administrative ou domaine connexe
· Minimum 4 ans d'expérience dans une position similaire
· Excellentes aptitudes de communication, de présentation.
· Une connaissance et une parfaite maîtrise des logiciels bureautiques les plus courantes.
· Parfaite maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et excellentes capacités rédactionnelles dans ces deux langues
III. COMPETENCES SOUHAITEES :
· Bonne connaissance des règles, réglementations et procédures administratives de l’ONU/l’UNHCR.
· Expériences avérées dans l’organisation des réunions, gestion du protocole et rédaction de rapports.
· Très organisé/e et rigoureux / se
· Esprit d’équipe, capacité à collaborer avec des équipes multiculturelles
· Intérêt avéré pour l’aide humanitaire d’urgence
· Capacité à travailler efficacement sous pression et en autonomie et à respecter la confidentialité des informations
· Gestion des priorités, proactivité
· Conduite irréprochable
· Faire montre de discrétion et savoir gérer des dossiers confidentiels sensibles ;
· Etre disponible, flexible et capable de travailler en équipe dans un milieu multiculturel.
How to apply:
DOSSIERS DE CANDIDATURE :
Les candidats externes y inclus les candidats ayant des contrats en Assistance Temporaire ou des contrats affiliés tels que le personnel de l'UNOPS doivent consulter la page externe, à savoir www.unhcr.org , Careers, Careers Opportunities, Other Opportunities, Vacancies, Register puis suivre les étapes pour postuler.
Les candidats présélectionnés peuvent être tenus de passer un test. Seuls les candidats présélectionnés seront notifiés. Aucune demande tardive ne sera acceptée.
Le HCR ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées. L’UNHCR est un environnement NON-FUMEUR.