- CONTEXTE OPERATIONNEL
L'Associé aux approvisionnements est chargé de gérer et soutenir toutes les activités liées à la fonction de la chaîne d'approvisionnement, y compris la planification, l'approvisionnement et les achats, le transport, l'expédition, le dédouanement, l'entreposage, la gestion des actifs, de la flotte et le suivi dans la zone de couverte.
Sous la supervision générale de l’Associé Principal aux Approvisionnements et reçoit régulièrement des conseils et des instructions de la Représentante sur les étapes successives. Le titulaire maintient un contact régulier au niveau opérationnel sur les problèmes courants avec d'autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commerciaux dans la région pour faciliter l'exercice de la fonction d'approvisionnement. Le titulaire doit soutenir et suivre les activités d'approvisionnement qui lui sont assignées dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d'efficacité dans l'utilisation des ressources disponibles.
Dans le cadre d’une harmonisation des pratiques au sein des différentes entités du HCR, le/la titulaire du poste apportera tout le soutien nécessaire aux opérations pour le bon déroulement de la stratégie des achats et de l’Approvisionnement de l’Organisation et de ses fonctionnaires.
La nature de certaines tâches administratives requiert discrétion et confidentialité en accord avec les standards et pratiques HCR. La charge de travail du/de la titulaire et ses missions resteront sous la surveillance constante et la direction du superviseur.
Le titulaire du poste assurera les responsabilités suivantes, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion au Code de Conduite de l’UNHCR :
- DESCRIPTION DES TACHES :
sous la supervision générale de l’Associé Principal aux Approvisionnements et reçoit régulièrement des conseils et des instructions de la Représentante sur les étapes successives. Le titulaire maintient un contact régulier au niveau opérationnel sur les problèmes courants avec d'autres bureaux du HCR, des agences des Nations Unies, des ONG, des partenaires gouvernementaux et des entrepreneurs commSerciaux dans la région pour faciliter l'exercice de la fonction d'approvisionnement. Le titulaire doit soutenir et suivre les activités d'approvisionnement qui lui sont assignées dans la zone géographique couverte tout en faisant preuve d'efficacité dans l'utilisation des ressources disponibles..
Le titulaire du poste assurera les responsabilités énumérées ci-dessous, en accord avec les principes et valeurs humaines des Nations Unies et en adhésion avec le Code de Conduite de l’UNHCR :
· Conformément aux règles et procédures de la chaîne d'approvisionnement, soutenir les activités d'approvisionnement connexes afin de faciliter les processus de bout en bout du HCR, ce qui se traduit par une livraison rapide et de qualité des biens et services aux personnes relevant de la compétence du HCR.
· Préparer des plans de livraison de secours et d'autres articles non alimentaires en fonction des besoins opérationnels et mettre à jour régulièrement les informations dans les systèmes informatiques du HCR
· Appliquer la stratégie d'approvisionnement et d'approvisionnement du HCR lors de la planification de l'achat de produits et services importants. Mettre à jour les informations dans les systèmes informatiques du HCR. Assurer le dédouanement des envois en temps opportun
· Tenir des registres précis et complets sur les activités d'approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour en temps voulu, périodiquement et sur demande
· Évaluer les demandes d'achat pour s'assurer que les spécifications, les dates de livraison et toutes les autres exigences sont en règle
· Rédiger et expédier les demandes de prix et / ou les offres, et aider à l'évaluation des offres et des projets de tabulation des offres, préparer les propositions d'attribution des marchés au Comité des marchés
· Préparer les bons de commande et envoyer des confirmations, des demandes d'inspection et d'autres correspondances, et surveiller la fabrication / le transport des marchandises commandées pour assurer une livraison rapide
· Fournir des orientations et des conseils sur les politiques et procédures de passation des marchés du HCR pour soutenir et assister les opérations demandeuses, les entités du siège et autres, selon le cas
· Fournir des rapports de gestion des actifs, des rapports personnalisés et recueillir des informations sur tous les actifs et fournir des rapports détaillés périodiquement et sur demande
· Surveiller la qualité et l'exactitude des données liées à la chaîne d'approvisionnement dans les systèmes commerciaux pertinents. Compiler et analyser des informations statistiques, identifier les tendances et les développements dans les questions liées à la chaîne d'approvisionnement qui aideront à la prise de décision
· Diffuser et promouvoir les politiques, normes et directives mondiales du HCR sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement
· Assurer la liaison locale avec les partenaires pour soutenir efficacement les activités d'approvisionnement
· Gérer le stockage des marchandises conformément aux "meilleures pratiques" et aux règles et règlements du HCR
· Coordonner les activités d'approvisionnement des partenaires du HCR et / ou des prestataires exécutant des activités liées à l'approvisionnement et s'assurer qu'ils comprennent et respectent les règles et procédures pertinentes du HCR.
· Mettre en œuvre une gestion efficace des actifs et de la flotte qui surveille régulièrement le parc d'actifs / flotte, économise les coûts et protège l'investissement de l'organisation, y compris la réception, l'inspection, l'enregistrement et le marquage des nouvelles immobilisations corporelles (EPI), l'organisation de la vérification physique des EPI, s'assurer que les accords d'EPI sont correctement émis et signés, et préparation des formulaires et des cas de cession pour le conseil de gestion des actifs, et organiser la cession des EPI conformément aux décisions du conseil de gestion des actifs.
· Effectuer d'autres tâches connexes au besoin
· S’acquitter de toute autre tâche requise par le superviseur.
3 QUALIFICATIONS ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLE REQUISES :
• Avoir terminé son cycle secondaire et une formation diplômante dans les domaines de la science sociale (Logistique et Achats, Administration des affaires, Finances, Gestion du Protocole et du bureau, Ressources humaines ou tout domaine y afférent).
• Avoir minimum 6 années d’expériences dans la fonction ou le domaine.
• Être de Nationalité Sénégalaise, ressortissant d’un Etat membre de la CEDAO, ou avoir un permis de travail au Sénégal
• Maîtrise de l’outil informatique et de ses applications : notamment MS-Office (Excel, Word, Power point) et People soft, ainsi que là navigation/recherche sur Internet ;
• Avoir la maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’anglais. Le wolof et les autres langues locales sont un atout
• Connaissance des langues locales.
4. QUALIFICATIONS ET COMPETENCES SOUHAITEES :
• La Connaissance des règles et des procédures administratives et financières du Sénégal et de l’UNHCR sont un atout,
• Connaissance et expérience de MSRP
• Avoir complété les formations du HCR ou toute formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.
• Connaissance d’une autre langue officielle des NU ou langue locale.
How to apply:
Les candidats internes doivent soumettre leurs candidatures en ligne via MSRP.
Les candidats externes y inclus les candidats ayant des contrats en Assistance Temporaire ou des contrats affiliés tels que le personnel de l'UNOPS ou doivent consulter la page externe, à savoir www.unhcr.org, Careers - Careers Opportunities - Other Opportunities - Vacancies, - Register puis suivre les étapes pour postuler.
Les candidats présélectionnés peuvent être tenus de passer un test. Seuls les candidats présélectionnés seront notifiés. Aucune demande tardive ne sera acceptée.
L’UNHCR ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées. L’UNHCR est un environnement NON -FUMEUR