Country: Senegal
Closing date: 11 Apr 2019
INFORMATIONS GENERALES - UNOPS
La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.
BACKGROUND INFORMATION - SENEGAL
Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
RESPONSABILITES
L'Assistant(e) Administratif (ve) aura les attributions et responsabilités suivantes :
1.Soutien Administratif
Collecter et traiter les données statistiques
Mettre en place un système efficace d'archivage physique et électronique des dossiers du bureau, et veiller à la mise à jour conformément à la réglementation de l'UNOPS en la matière
Apporter un support administratif à l'ensemble du bureau
Gérer le standard téléphonique et accueillir les visiteurs
Recevoir et distribuer le courrier
Rédiger les correspondances, les notes verbales et les mémos
Classer et codifier les documents reçus et expédiés et en assurer une gestion rigoureuse
Préparer la documentation et les outils nécessaires pour les réunions internes et externes, et dresser les procès-verbaux
Créer les Vendors, les POs et les Receipts
Traiter et suivre les contrats et factures des Prestataires de Service
Mettre en place un système de gestion des stocks de fournitures de bureau
Gérer les kits médicaux de secours
Assurer l'intérim de l'Assistante Exécutive
Assurer toute autre tâche assignée par son superviseur
2.Voyages et Logistiques
Apporter un appui logistique pour ce qui concerne les titres d'exonération et les formalités de dédouanement
Organiser les missions du personnel : préparer la documentation relative aux autorisations de voyage et de sécurité,
Organiser l’achat des billets d’avion, faire les réservations d'hôtel, apporter un appui pour organiser les transferts depuis l'aéroport si nécessaire et faciliter l’obtention de visa pour le personnel en mission, Prendre en charge toutes les questions relatives aux documents officiels à fournir au personnel international, telles que les exigences de visa, le permis de travail, les UNLP, les UN certificates, les cartes diplomatiques, les exigences de sécurité, la santé, les documents officiels pour l'importation / l'exportation ou le transfert de marchandises
Établir des relations de travail efficaces avec les ministères
3.Inventaire, Gestion des Actifs et des Approvisionnements, Garde, Locaux communs
Superviser l'entretien régulier des véhicules,
Faire un suivi méticuleux des contrats de prestation de service : électricités, eaux, assurances, téléphone etc.
Faire le suivi des consommations téléphoniques et effectuer les facturations pour tout dépassement constate des plafonds de consommation
Signaler et enquêter rapidement sur les accidents de véhicules, les dommages, les pertes et vols d'objets
Superviser le personnel d'entretien des bureaux et le personnel de garde
4.Acquisition et partage de connaissances
Fournir de solides contributions au sein de réseaux de connaissances et de communautés de pratique,
Synthétiser les leçons apprises et diffuser les meilleures pratiques en matière d'administration
Soutenir l'organisation dans la mise en œuvre d'initiatives de formation et d'apprentissage destinées au personnel sur des sujets liés à l'administration
Veiller à la sécurité des documents confidentiels
Impacts des résultats
L’atteinte efficace et satisfaisante des résultats par l’Assistant(e) Administratif (ve) a une incidence directe sur l’efficacité globale des services administratifs de l’équipe, ainsi que sur la capacité du bureau à répondre efficacement aux besoins opérationnels du bureau. La prestation de services opportune et responsable, assure la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant que fournisseur de services efficace en matière de services et de gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que partenaire de choix pour le développement durable et les services de projets dans le pays ou la région desservis.
COMPETENCES
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
FORMATION / EDUCATION / LANGUE
Formation
Etre titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent est exigé Un diplôme universitaire (Licence et/ou Master) en sciences sociales ou en administration ou dans un domaine similaire avec au moins une (1) année d'expérience serait un atout
Expérience professionnelle
Au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle dans la gestion administrative
Avoir connaissance des règles et procédures de l’UNOPS serait un atout important
Avoir des connaissances informatiques exigées : maîtrise complète de Excel et Word
Langue
La maîtrise parfaite du français parlé, lu et écrit est exigée
La connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considéré comme un avantage
TYPE DE CONTRAT / NIVEAU / DUREE
Type de Contrat: Local Individual Contract Agreement
Niveau: LICA-5
Durée: Indéterminée
Pour plus de détails sur les modalités du Contrat, veuillez suivre le lien:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
CONSIDERATIONS SUPPLEMENTAIRES
- Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
- Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
- Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
- Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
- Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
- Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
How to apply:
https://jobs.unops.org/pages/viewvacancy/VADetails.aspx?id=17637#4